Στα χέρια των ελεγκτών της ΑΑΔΕ βρίσκεται το αρχείο των παλαιών φορολογικών υποθέσεων, το οποίο από χάρτινο μετατράπηκε σε ψηφιακό και είναι άμεσα επεξεργάσιμο.
Πρόκειται για περίπου 200 εκατομμύρια σελίδες που επί δεκαετίες παρέμεναν στοιβαγμένες σε φακέλους, ντουλάπια και αποθηκευτικούς χώρους των εφοριών, οι οποίες μετατράπηκαν σε ηλεκτρονικά αρχεία, άμεσα επεξεργάσιμα.
Οι εικόνες που έχουμε όλοι με τις κιτρινισμένες στοίβες χαρτιών στις ΔΟΥ, τα αραχνιασμένα κλασέρ και τους «θαμμένους» φακέλους στα υπόγεια των ΔΟΥ περνά οριστικά στην ιστορία.
Το έργο συνολικού προϋπολογισμού 40,2 εκατ. ευρώ παραδόθηκε στο τέλος Ιουλίου και στην ουσία, αφορά τη μεταφορά της «μνήμης» της Εφορίας από το χαρτί στα data.
Στο εν λόγω αρχείο αποτυπώνεται το ιστορικό των συναλλαγών και των υποθέσεων φορολογουμένων σε βάθος πολλών δεκαετιών, με ιδιαίτερη βαρύτητα να δίνεται στα έγγραφα που αφορούν ακίνητα και γενικά τη φορολογία κεφαλαίου.
Το έργο αποτελεί ταυτόχρονα βασικό κομμάτι της υποδομής πάνω στην οποία οικοδομείται το νέο Taxis. Το νέο πληροφοριακό σύστημα της ΑΑΔΕ θα συγκεντρώνει ιστορικά δεδομένα που μπορούν να φτάνουν σε βάθος τουλάχιστον 100 ετών, επιτρέποντας την αξιοποίηση πληροφοριών που μέχρι σήμερα ήταν δύσκολο ή χρονοβόρο να αναζητηθούν.
Αρχείο-μαμούθ
Η σύμβαση προέβλεπε την ψηφιοποίηση περίπου 182 εκατομμυρίων σελίδων, με δυνατότητα απόκλισης κατά 25%, ενώ για περίπου 27,3 εκατομμύρια σελίδες, δηλαδή σχεδόν το 15% του συνολικού αρχείου, προβλέπεται επιπλέον καταγραφή και εξαγωγή μεταδεδομένων, ώστε οι πληροφορίες να μπορούν να αναζητούνται και να αξιοποιούνται αποτελεσματικότερα από τα πληροφοριακά συστήματα.
Το μεγαλύτερο τμήμα του αρχείου βρίσκεται στην Αττική, όπου συγκεντρώνεται περίπου το 29% του υλικού της φορολογίας κεφαλαίου. Ακολουθούν οι ΔΟΥ της Θεσσαλονίκης με 11%, ενώ το 54% κατανέμεται στις υπόλοιπες ΔΟΥ της χώρας και το 4% αφορά τη ΔΟΥ Πλοίων.
Η κατάσταση των εγγράφων που μετατράπηκαν σε ψηφιακά αρχεία ήταν καλή έως μέτρια, ενώ τα πραγματικά κατεστραμμένα ή ιδιαίτερα φθαρμένα έγγραφα αποτελούν μικρό ποσοστό. Το υλικό περιλάμβανε τόσο μηχανογραφικά έντυπα όσο και χειρόγραφες καταχωρίσεις, γεγονός που αύξησε την τεχνική δυσκολία της ψηφιοποίησης.
Νέο εργαλείο για τους ελέγχους
Η αξία του εγχειρήματος, ωστόσο, δεν περιορίζεται στην εξοικονόμηση χώρου, αφού η ψηφιακή πρόσβαση στο ιστορικό κάθε υπόθεσης αναμένεται να αλλάξει και τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιούνται οι φορολογικοί έλεγχοι.
Οι ελεγκτικές υπηρεσίες θα μπορούν να ανατρέχουν ταχύτερα σε παλαιότερα στοιχεία, εφόσον οι σχετικές υποθέσεις δεν έχουν παραγραφεί, και να σχηματίζουν πληρέστερη εικόνα για την οικονομική δραστηριότητα φυσικών και νομικών προσώπων σε βάθος χρόνου.
Παράλληλα, περιορίζεται σημαντικά η εξάρτηση από φυσικούς φακέλους και από χρονοβόρες αναζητήσεις στις εφορίες.
Η ίδια διαδικασία αναμένεται να διευκολύνει και τους φορολογουμένους, οι οποίοι θα μπορούν να αποκτούν ευκολότερα πρόσβαση σε παλιά δικαιολογητικά και έγγραφα των υποθέσεών τους, ιδίως σε εκείνα που συνδέονται με ακίνητα.
Πολλά τα οφέλη
Η ψηφιοποίηση αναμένεται επίσης να μειώσει το λειτουργικό κόστος της ΑΑΔΕ, απελευθερώνοντας χώρους, περιορίζοντας την ανάγκη φυσικής αρχειοθέτησης και μειώνοντας τον διοικητικό χρόνο που απαιτείται για την αναζήτηση εγγράφων.
Με την ολοκλήρωση του έργου, το παλιό χάρτινο αρχείο δεν αποτελεί πλέον μια αποθήκη εγγράφων αλλά μετατράπηκε σε αξιοποιήσιμη ψηφιακή βάση δεδομένων.
Η ψηφιακή αυτή «επανάσταση» συνιστά μια αλλαγή που συνδέεται άμεσα με τον ευρύτερο ψηφιακό μετασχηματισμό της ΑΑΔΕ και, κυρίως, με τη μετάβαση σε ένα φορολογικό σύστημα όπου η πληροφορία θα είναι διαθέσιμη ταχύτερα και αξιοποιήσιμη σε πραγματικό χρόνο.
